I. Enquadramento geral
No decurso da sua actividade a Associação Mais Proximidade (AMP), procede ao tratamento de Dados Pessoais.
O objetivo do presente documento é fornecer uma declaração de política concisa sobre as obrigações de proteção de dados da AMP.
A presente Política de Privacidade pretende explicar como será tratada qualquer informação pessoal que seja recolhida, processada e armazenada, a fim de garantir a conformidade com as normas da Protecção de Dados Pessoais.
II. Fundamentação
A AMP deve cumprir os princípios de protecção de dados estabelecidos na legislação em vigor.
Esta Política aplica-se a todas as operações de tratamento de dados pessoais, incluindo a sua recolha, tratamento e armazenamento por parte da AMP em relação aos seus Beneficiários, Prestadores de Serviços, Trabalhadores, Voluntários, Associados, Estagiários, Doadores e demais Parceiros.
III. Âmbito
A política abrange todos dados pessoais incluindo os dados referentes a categorias especiais de dados pessoais tratados em relação aos titulares de dados, por parte da AMP, enquanto Responsável pelo Tratamento ou Subcontratante. A presente Política aplica-se igualmente aos dados pessoais tratados de forma manual desde que incluídos num ficheiro estruturado.
Todos os dados pessoais referentes a categorias especiais de dados pessoais serão tratados com acrescido cuidado pela AMP. Ambas as categorias serão igualmente referidas como Dados Pessoais nesta política, salvo indicação em contrário.
IV. Recolha e Tratamento de dados pessoais
No decurso de sua atividade, a AMP é responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais dos Utilizadores.
A AMP está empenhada em garantir que a sua equipa tenha conhecimento suficiente da legislação, a fim de poder antecipar e identificar uma questão de proteção de dados, caso surja.
Enquanto Responsável pelo Tratamento, a AMP garante que todos os dados sejam:
- Obtidos para fins específicos, lícitos e claramente definidos. O Titular dos Dados tem o direito de questionar o (s) objectivo (s) para o (s) qual (quais) a AMP mantém os seus dados, e a AMP poderá informar de forma clara qual é o propósito ou as finalidades.
- Compatibilidade com os propósitos para os quais os dados foram adquiridos.
- Mantido com medidas de segurança apropriadas, implementadas ou a implementar, para proteger contra o acesso não autorizado, ou alteração, destruição ou divulgação de quaisquer dados pessoais detidos pela AMPMV enquanto Responsável pelo Tratamento.
- Manutenção de forma precisa, completa e actualizada, quando necessário.
- Não recolha de dados excessivos e sua manutenção apenas pelo tempo necessário.
Assim, a AMP implementou um procedimento de resposta a pedidos dos Titulares dos Dados, de forma a gerir tais solicitações de maneira eficiente e adequada, dentro dos prazos estipulados na legislação.
A AMP tem implementados ou encontra-se a implementar os níveis de segurança e de proteção de dados pessoais disponibilizados, bem como medidas técnicas e organizativas para a proteção dos dados pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Os dados poderão ser partilhados, nomeadamente com os seguintes Destinatários:
- Entidades Públicas no âmbito do sector social e da saúde;
- Parceiros Institucionais;
- Sociedades de Advogados;
- Prestadores de serviços de suporte informático, técnico e operacional;
- Clientes e/ou Fornecedores;
- Voluntários;
- Órgãos Judiciais, órgãos de Polícia, Autoridades Administrativas, designadamente entidades públicas nacionais ou internacionais com função de supervisão e regulação.
V. Finalidade do tratamento
Os dados pessoais recolhidos serão tratados e armazenados informaticamente pela AMP. Caso preencha o formulário no site “Seja Voluntário /AMP” será recolhido um conjunto de dados pessoais: nome, data de nascimento, email, telefone. Os dados referidos são de fornecimento obrigatório, sob pena de não ser possível processar o seu pedido de interesse em ser nosso Voluntário.
Os dados obtidos pela AMP são utilizados para fins específicos, lícitos e claramente definidos. O Utilizador terá o direito de questionar o (s) propósito (s) para o (s) qual (a) a AMP mantém os seus dados, e a AMP poderá declarar claramente esse propósito ou finalidades.
Os dados recolhidos são tratados de acordo com as seguintes finalidades:
- Beneficiários
A AMP realiza operações de tratamento relativamente aos Dados Pessoais dos seus Beneficiários para garantir a execução da relação associativa de acordo com os apoios prestados pela AMP e pelos seus Voluntários e Parceiros. A recolha, conservação e utilização dos referidos dados pessoais é necessária à execução da relação associativa.
Os dados de Categoria Especial relativos aos Beneficiários obtidos através dos mesmos ou por outras vias, nomeadamente dados de saúde, poderão ser recolhidos e tratados com vista à execução da relação associativa, bem como partilhados com Voluntários e com Parceiros com fundamento na necessidade de execução desta relação associativa, que se reveste de manifesto interesse público, bem como em certas circunstância no seu consentimento, o qual será solicitado sempre que aplicável.
Qualquer transmissão de dados para Beneficiários e Parceiros será devidamente contratualizada.
O tratamento de dados pessoais de Beneficiários ou obtidos através dos mesmos, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objecto de garantias adequadas para os direitos e liberdades dos titulares dos dados, sendo as operações a eles relevantes limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
- Funcionários
A AMP realiza operações de tratamento relativamente aos dados dos seus funcionários para a execução do contrato de trabalho. Os dados tratados são necessários para efeitos de execução de um contrato no qual o Titular dos Dados é parte, ou para efeitos de diligências pré-contratuais a pedido do Titular dos Dados.
Os dados pessoais de Funcionários são também recolhidos e tratados para efeitos do cumprimento de obrigações jurídicas a que o Responsável pelo Tratamento se encontra sujeito.
As operações de tratamento relativas a dados de Categoria Especial recolhidos aos Funcionários são necessárias para efeitos do cumprimento de obrigações jurídicas e no exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de protecção social e ainda para efeitos de medicina preventiva ou do trabalho, para a avaliação da capacidade de trabalho do empregado.
O tratamento de dados pessoais de Funcionários, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objeto de garantias adequadas para os direitos e liberdades dos titulares dos dados, sendo as operações a eles relevantes limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
- Prestadores de Serviços
A AMP realiza operações de tratamento relativamente aos Dados Pessoais dos seus Prestadores de Serviços para garantir o cumprimento do contrato de prestação de serviços acordado com os Titulares dos Dados ou com os Responsáveis pelo Tratamento Conjuntos (relativamente aos dados e Titulares de Dados por estes recolhidos, como contrapartes, trabalhadores e outros). Os dados pessoais ora identificados e sujeitos a operações de tratamento, encontram-se ao abrigo de uma situação de necessidade para a execução de um contrato ou para diligências pré-contratuais ou para o cumprimento de obrigações jurídicas.
Os dados de Categoria Especial relativos a Prestadores de Serviços ou obtidos através de Prestadores de Serviços serão sujeitos a operações de tratamento, na medida em que sejam necessários à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial, ou o tratamento seja necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do Responsável pelo Tratamento ou do Titular dos Dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de protecção social ou interesse público importante.
O tratamento de dados pessoais de Prestadores de Serviços ou obtidos através de Prestadores de Serviços, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objeto de garantias adequadas para os direitos e liberdades dos titulares dos dados, sendo as operações a eles relevantes limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
- Voluntários
A AMP de acordo com a sua actividade necessita de apoio de Voluntários que em conjunto com esta prestam um serviço de contacto junto dos Beneficiários, quer através do Programa de Proximidade, do Voluntariado de Acompanhamento, Voluntariado Corporativo e do Voluntariado Académico. Pontualmente a AMP necessita de apoio de voluntários para necessidades muito concretas e de curta duração para o desenvolvimento das actividades AMP.
Neste sentido, são recolhidos dados para efeitos de cumprimento do Programa de Voluntariado.
Os referidos dados são igualmente recolhidos para efeitos cumprimento de obrigações jurídicas ao abrigo do Programa de Voluntariado da AMP.
- Associados
A AMP realiza operações de tratamento relativamente aos Dados Pessoais dos seus Associados para garantir a execução da relação associativa. A recolha, conservação e utilização dos referidos dados pessoais é necessária à execução da relação associativa.
Os dados pessoais de Associados são também recolhidos e tratados para efeitos do cumprimento de obrigações jurídicas a que o Responsável pelo Tratamento se encontra sujeito, bem como para efeitos de envio de informação institucional, ofertas, convites para eventos AMP ou outros.
- Estagiários
A AMP pode receber estagiários que pretendam apoiar o desenvolvimento e continuidade do apoio prestado com esta junto da população idosa beneficiária. Consoante o tipo de apoio prestado será fornecida a informação relativa às operações de tratamento aplicáveis.
- Doadores/ Parceiros
A AMP pode receber de pessoas singulares ou coletivas apoios que pretendam apoiar o desenvolvimento e continuidade do apoio prestado com esta junto da população idosa beneficiária.
Consoante o tipo de apoio prestado será fornecida a informação relativa às operações de tratamento aplicáveis.
VI. Período de Conservação
A AMP armazena e conserva os dados durante o período que se entende como necessário e suficiente para o cumprimento das finalidades que motivaram a recolha e posteriores operações de tratamento, variando o período de tempo de armazenamento de dados de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada e de acordo com as normas legais que obrigam ao seu armazenamento, findo o qual os mesmos serão eliminados.
VII. Medidas de Segurança
A AMP garante que adopta os níveis de segurança e de protecção de Dados Pessoais disponibilizados, bem como adoptou as medidas técnicas e organizativas para a protecção dos dados pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
VIII. Comunicação a Terceiros
A AMP poderá ter de recorrer a terceiros para a prestação de determinados serviços, nomeadamente para efeitos de prestação dos serviços aos seus Beneficiários, bem como para efeitos de manutenção, marketing ou apoio técnico, podendo estes ter acesso a todos ou alguns dados pessoais.
Neste sentido, a AMP assegura que as referidas entidades são fiáveis e oferecem as garantias de protecção, não lhes sendo transmitidos dados para além dos necessários à prestação do serviço contratado, permanecendo a AMP como responsável pelos dados pessoais.
A AMP poderá igualmente ter de comunicar os dados, entre outras situações afins:
- Ao responsável pela área que tenha competência para dar resposta aos pedidos de esclarecimento/contacto/comentários/sugestões que nos dirija, caso seja aplicável;
- Entidades subcontratadas para os efeitos acima mencionados, nos termos dos contratos celebrados com as mesmas;
- Tais comunicações de dados sejam necessárias ou adequadas (i) à luz da lei aplicável (ii) seja efetuada no âmbito do cumprimento de uma obrigação legal/ordem judicial, (iii) de uma deliberação da Comissão Nacional de Proteção de Dados ou de outra autoridade de controlo competente, ou (iv) para responder a solicitações de autoridades públicas ou governamentais;
- A comunicação seja levada a cabo para proteger interesses vitais dos Utilizadores ou qualquer outra finalidade legítima prevista na lei.
- Exista consentimento do Titular dos Dados.
IX. Utilização do Site
O site da AMP deve ser usado exclusivamente para seu uso pessoal. É proibida a sua modificação, reprodução, duplicação, cópia, distribuição, venda, revenda e outras formas de exploração, com fins comerciais ou não. Todos os direitos de propriedade intelectual sobre o site e os seus conteúdos são da AMP ou dos seus licenciadores, salvo indicação expressa em contrário. A AMP concede-lhe apenas uma licença limitada, não exclusiva e não transferível, para visualizar ou imprimir o conteúdo do sítio web para uso exclusivamente pessoal, e não comercial.
Não deve ser dada qualquer utilização do site para fins ilegais ou proibidos.
X. Direito de Acesso e Exercício de Direitos
Aos utilizadores é reconhecido os direitos de acesso, cancelamento, rectificação e oposição, nos termos em que os mesmos sejam concedidos de acordo com a legislação e regulamentação aplicáveis em matéria de protecção de dados, entrando em contacto com a AMP, através do endereço de correio electrónico [email protected].
XI. Alterações à Política de Privacidade
A AMP reserva-se o direito de, a todo o momento e sem aviso prévio e com efeitos imediatos, alterar, acrescentar ou revogar, parcial ou totalmente, a presente Política de Privacidade.
Quaisquer alterações serão imediatamente divulgadas nesta mesma página online. Caso as alterações sejam substanciais quanto à forma como os seus dados serão tratados, informá-lo-emos das mesmas, se ainda conservarmos os dados de contacto disponibilizados.